Checklista inför besökssystem
De flesta upphandlingar av besökssystem går fel för att kraven skrivs utifrån funktionslistor istället för det egna besöksflödet. Gå igenom de här trettio frågorna först — då blir offerterna jämförbara.
Trettio frågor i fem grupper
Besöksflödet
- Hur många besökare tar ni emot per dag, och när är topparna?
- Bokas besök i förväg eller kommer många oanmälda?
- Ska besökaren checka in själv eller mötas av personal?
- Behöver besökaren en fysisk bricka, eller räcker QR i mobilen?
- Vem notifieras när en besökare anlänt — värden, en grupp eller receptionen?
- Vad händer om värden inte svarar?
- Hur checkas besökaren ut, och vad gör ni med de som glömmer?
Säkerhet och regelverk
- Krävs säkerhetsinstruktion eller filmvisning vid incheckning?
- Ska besökaren signera sekretessavtal digitalt?
- Behöver ni legitimationskontroll?
- Finns områden med särskilda behörighetskrav?
- Krävs kontroll mot SSG Entré eller ID06 för entreprenörer?
- Ska besökaren registreras i personalliggare?
- Vem har rätt att söka i besöksloggen i efterhand?
GDPR och dataskydd
- Vilken rättslig grund har ni för behandlingen?
- Hur länge sparas uppgifterna, och sker gallringen automatiskt?
- Var lagras data geografiskt?
- Kan en besökare få ut eller raderat sina uppgifter?
- Är personuppgiftsbiträdesavtal på plats?
- Kan besökslistan döljas för andra besökare i kiosken?
Teknik och integrationer
- Ska inbjudan skickas automatiskt från Outlook eller Teams?
- Ska besökaren få passerbehörighet i passersystemet?
- Ska anställda checkas in via samma system?
- Finns behov av flera språk i gränssnittet?
- Hur ska kiosken stå — bord, stativ eller vägg?
- Finns nätverk och el vid den tänkta placeringen?
- Vad händer vid nätverksavbrott?
Utrymning och drift
- Vem tar fram utrymningslistan idag, och hur lång tid tar det?
- Var ska listan vara tillgänglig vid larm?
- Vem administrerar systemet internt?
- Vilken supportnivå och svarstid behöver ni?
Vanliga frågor
Måste vi ta bort receptionisten?+
Nej. De flesta behåller receptionen men låter systemet ta hand om registrering, notiser och besöksbrickor, så att personalen kan ägna sig åt bemötande istället för administration.
Hur länge får vi spara besöksuppgifter?+
Bara så länge det finns ett dokumenterat syfte, till exempel säkerhet och spårbarhet. Sätt en automatisk gallringsregel i systemet och beskriv den i er behandling av personuppgifter — manuell radering blir aldrig av.
Vad händer vid brandlarm?+
Systemet ska kunna generera en aktuell lista över alla incheckade personer, tillgänglig i mobilen för utrymningsledaren utan att någon behöver hämta en dator i den byggnad som utryms.
Behöver besökaren ladda ner en app?+
Nej. Incheckning ska fungera i kiosken på plats eller via en webbsida som öppnas från QR-koden i inbjudningsmejlet. Ett appkrav sänker användningen kraftigt.